8 tips voor je btw-aangifte

8 tips voor je btw-aangifte

Met DigiBoox is de aangifte trouwens gepiept voordat je btw kunt zeggen, omdat de btw al wordt bijgehouden aan de hand van gemaakte kosten en facturen die je hebt ingevoerd. Daarom spreekt tip 0 voor zichzelf: doe de btw-aangifteBtw-aangifteDe periodieke opgave (meestal per kwartaal) aan de Belastingdienst van de btw die je klanten in rekening bracht, verminderd met de voorbelasting over je kosten.Bekijk begrip met DigiBoox! Daarnaast hebben we hieronder nog 8 handige tips op een rijtje gezet die het leven met btw-aangifte makkelijker maken.

1. Kleineondernemersregeling

Even beginnen bij het begin: moet je eigenlijk wel btw-aangifte doen? Niet als je gebruik maakt van de kleineondernemingsregelingKleineondernemersregeling (KOR)Een btw-vrijstelling voor ondernemers met maximaal € 20.000 omzet per jaar. Je rekent dan geen btw aan klanten en hoeft geen btw-aangifte te doen, maar kunt ook geen btw terugvragen.Bekijk begrip (KOR). De KOR houdt een btw-vrijstelling in en is bedoeld voor in Nederland gevestigde ondernemers die een jaarlijkse omzet van maximaal 20.000 euro hebben.

Kies je in dat geval voor de KOR, dan reken je géén btw aan je klanten, en andersom kun je ook geen btw terugvragen over zakelijke kosten. Resultaat: aangifte omzetbelasting is niet meer nodig. Lees meer over de voor- en nadelen van de KOR in ons artikel: Kleineondernemsregeling (KOR). 

2. Aanloopkosten

Alle kosten gemaakt voor de start van de onderneming, zijn aftrekbaar. Denk aan aangeschafte materialen of gereedschap, maar ook bijvoorbeeld ingewonnen advies of het laten maken van je website. De btw die je tijdens deze ‘aanloopfase’ over zakelijke kosten hebt betaald heet ook wel voorbelastingVoorbelastingDe btw die je betaalt over zakelijke inkopen en kosten. Deze voorbelasting mag je in je btw-aangifte aftrekken van de btw die je aan je klanten in rekening bracht.Bekijk begrip en kan worden afgetrokken in de btw-aangifte. Dit gaat om kosten tot wel vijf jaar terug. Het loont dus om in die aanloopfase je kosten al bij te houden. Zie ook onze blog Aanloopkosten.

3. Financial lease

Ga je financial leaseFinancial leaseEen leasevorm waarbij je economisch eigenaar wordt van bijvoorbeeld een auto. De btw betaal je in één keer vooraf en vraag je in de eerstvolgende btw-aangifte terug.Bekijk begrip aan voor een zakelijke auto? Meestal moet het btw-bedrag van een financial lease worden aanbetaald. Het gehele btw-bedrag van je zakelijke financial lease valt dan in het kwartaal waarin je de lease bent aangegaan. Zorg er dus wel voor dat je de btw bij de eerstvolgende btw-aangifte meteen terugvordert.

Over de maandelijkse afbetalingen worden geen btw betaald. Wel kun je nog btw terugvragen over kosten voor de auto, zoals reparaties en brandstof. Gebruik je de zakelijke auto ook privé, dan is de btw alleen aftrekbaar voor het zakelijke gebruik. Houd de gereden kilometers in dat geval goed bij in je administratie en bewaar de bonnen van het tankstation: er kan altijd om gevraagd worden.

4. Voorkom een bonnetjesaffaire

Een vrij logisch, maar niet minder belangrijk advies: bewaar de bonnen van zakelijk gemaakte kosten. Niet alleen van het zakelijk gebruik van je auto, maar van al je kosten. De Belastingdienst kan je altijd vragen om de kosten aan te tonen met schriftelijke bewijzen. Als ondernemer ben je verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren. Gelukkig volstaat een digitaal bewijs. Een foto gekoppeld aan je inkoop of banktransactie kan dus handig van pas komen in de toekomst.

5. Doe aangifte over de juiste periode

Oké, het is een open deur, maar omdat het zo belangrijk is noemen we hem toch nog even: geef de btw op over de juiste btw-periode. Naast dat je natuurlijk met koeienletters de aangiftedeadline in je agenda hebt staan, check je ook nog even de datum van je bonnen en facturen. Gelukkig helpt DigiBoox je hier ook bij, doordat alle boekingen die je maakt automatisch voor je klaarstaan in de btw-aangifte. Daarnaast sturen we je een herinnering per mail wanneer het, afhankelijk van jouw aangifteperiode (per maand, kwartaal of jaar), tijd is voor de aangifte.

6. Foutje gemaakt? Corrigeer met suppletie

Fouten maken we natuurlijk allemaal. Gelukkig is er de mogelijkheid om een foutje in je btw-aangifte te corrigeren.

Een suppletieBtw-suppletieEen correctie op een eerder ingediende btw-aangifte. Een verschil tot € 1.000 verwerk je in je eerstvolgende aangifte; daarboven dien je een aparte suppletie in bij de Belastingdienst.Bekijk begrip kan je indienen via de Belastingdienst. Dit doe je met een formulier van de belastingdienst, te vinden in de beveiligde omgeving voor ondernemers.

Het kan ook direct vanuit DigiBoox. DigiBoox houdt namelijk automatisch voor je bij of er een suppletie nodig is en zet alle benodigde correcties, klein of groot, voor je klaar in je btw-overzicht. Lees meer over het corrigeren van je btw-aangifte in ons artikel Btw-suppletie.

7. Let op de btw voor privégebruik goederen

Dit is er eentje voor je laatste btw-aangifte van het jaar. Bij deze laatste aangifte moet je namelijk de btw afdragen die je eerder over het privégebruik van bedrijfsgoederen hebt afgetrokken. Dit komt het meest voor bij een auto van de zaak, die je ook privé gebruikt. Zoals eerder genoemd is de btw van bedrijfsmiddelenBedrijfsmiddelEen zaak die je voor langere tijd in je onderneming gebruikt, zoals een laptop of machine. Boven € 450 schrijf je erop af en kan hij meetellen voor de investeringsaftrek.Bekijk begrip alleen aftrekbaar voor het deel dat je ze zakelijk gebruikt. Maar vaak trek je gemaakte kosten voor de auto in eerste instantie geheel af op de btw-aangifte. Dit moet dan later verrekend worden met het privégebruik.

Ook hierom is het van belang een goede kilometeradministratie bij te houden. Maak je gebruik van ons boekhoudpakket? Via ‘Overige boekingen > Privégebruik’ kun je privégebruik makkelijk boeken en verwerken in je administratie. De Belastingdienst heeft ook een handige tool om uit te rekenen hoeveel btw er moet worden betaald over de auto.

8. Oninbare vorderingen

De btw die je aan de klant rekent op je factuur, moet je in hetzelfde kwartaal afdragen aan de Belastingdienst. Maar wat als die klant helemaal niet betaalt? Dan heb je te maken met een oninbare vorderingOninbare vorderingEen vordering op je klant die definitief niet meer wordt betaald. De btw die je hierover al had afgedragen, mag je terugvragen bij de Belastingdienst.Bekijk begrip , waarvan je de btw mag terugvragen bij de Belastingdienst. Je hebt die tenslotte onterecht betaald.

Een vordering wordt als oninbaar beschouwd als de betalingstermijn is verstreken. Is er geen betalingstermijn afgesproken, dan wordt hiervoor de wettelijke termijn van 30 dagen aangehouden. Je mag de btw terugvragen zodra je kunt aantonen dat de factuur oninbaar is. Volgens de Belastingdienst is een factuur in ieder geval oninbaar één jaar na de uiterste overeengekomen betaaldatum.  Je laatste btw-aangifte kan dus een mooi moment zijn om eens de balansBalansEen overzicht van je bezittingen (activa) tegenover je schulden en eigen vermogen (passiva) op een bepaald moment, meestal het einde van het boekjaar.Bekijk begrip op te maken, en te checken of er nog onbetaalde facturen openstaan.

Bonustip: let op zakelijk gebruik privévoertuig

Voor wie de privéauto juist ook zakelijk gebruikt in plaats van andersom, hebben we nog een kleine bonus. Btw betaald over brandstof en onderhoud, kan namelijk voor het zakelijke percentage worden teruggevorderd. Gebruik je de auto bijvoorbeeld 40/60 voor de onderneming en privé, dan kan over 40% van de gemaakte kosten btw worden teruggevraagd. In het DigiBoox-pakket kun je dit gemakkelijk verwerken via ‘Overige boekingen’ > ‘extra btw-teruggave’. Uiteraard is het van belang om ook hiervan goed de bonnen te bewaren.

Bart ten Hove

Oprichter en fervent boekhouder