Balans

Een balans is een momentopname en toont je bezittingen, schulden en eigen vermogen op één vast moment, meestal het einde van het boekjaar. Een winst-en-verliesrekening laat juist zien wat er over een hele periode is gebeurd: je omzet, kosten en de winst of het verlies daarover. De balans zegt dus iets over hoe je ervoor staat, de winst-en-verliesrekening over wat je hebt verdiend.

Activa zijn alles wat je onderneming bezit, zoals inventaris, voorraad, openstaande debiteuren en je banksaldo. Passiva laten zien hoe die bezittingen zijn gefinancierd: met eigen vermogen en met schulden, zoals leningen en openstaande crediteuren. Activa staan links op de balans, passiva rechts. Beide kanten zijn altijd even groot, omdat elk bezit ergens mee is betaald.

De activazijde is altijd gelijk aan de passivazijde omdat elk bezit met geld is gefinancierd dat ergens vandaan komt. Alles wat je onderneming bezit (activa), is betaald met eigen vermogen of met schulden (passiva). Daarom moet de som van beide kanten per definitie kloppen. Loopt de balans niet in evenwicht, dan zit er meestal een boeking scheef of ontbreekt er een.

Een beginbalans is het overzicht van je bezittingen en schulden op het moment dat je onderneming start of aan een nieuw boekjaar begint. Als je start, stel je eerst een beginbalans op met de beginstand van je activa en passiva, bijvoorbeeld een zakelijke laptop, voorraad of een openstaande lening. De eindbalans van het ene jaar is meteen de beginbalans van het volgende jaar.

Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting, dan bereken je je fiscale winst aan de hand van je balans en je winst-en-verliesrekening. De balans hoort daarmee bij je jaarcijfers en is een vast onderdeel van de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers.

In DigiBoox wordt de balans automatisch opgebouwd uit je boekingen, zodat je hem niet handmatig hoeft samen te stellen.

De basisgegevens van je administratie moet je 7 jaar bewaren. Daaronder vallen onder meer je grootboek en je debiteuren- en crediteurenadministratie, precies de gegevens waaruit je balans wordt opgebouwd. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere bewaarplicht van 10 jaar. Bewaar je jaarcijfers dus goed, zodat de Belastingdienst je administratie later kan controleren.