Oninbare vordering

Een vordering is oninbaar zodra duidelijk is dat je klant definitief niet meer gaat betalen, bijvoorbeeld door een faillissement of nadat elke incassopoging is mislukt. Kun je dat moment niet aanwijzen? Dan hanteert de Belastingdienst een vaste uiterste termijn: een vordering geldt in ieder geval als oninbaar uiterlijk één jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum die je met je klant had afgesproken.

Je vraagt de btw terug via je gewone btw-aangifte over het tijdvak waarin de vordering oninbaar is geworden. Je trekt daarin zowel de omzet als de btw af bij rubriek 1a of 1b, zodat je de eerder afgedragen btw terugkrijgt. Je hoeft hiervoor geen apart formulier in te dienen; je verwerkt het simpelweg in de aangifte van het juiste tijdvak.

Betaalt je klant later alsnog (een deel van) de factuur? Dan geef je de btw over dat ontvangen deel opnieuw aan in de btw-aangifte over het tijdvak waarin je de betaling ontvangt. De teruggaaf die je eerder kreeg, draai je dus voor dat deel weer terug. Zo klopt je btw uiteindelijk precies met wat je werkelijk hebt ontvangen.

Een openstaande post is een factuur die nog niet is betaald, maar waarvan je de betaling in principe nog verwacht. Een oninbare vordering is een openstaande post waarvan vaststaat dat de klant definitief niet meer gaat betalen. Pas als een openstaande post oninbaar is geworden, mag je de btw erover terugvragen; voor gewone openstaande posten kan dat niet.

Heb je geen betalingstermijn met je klant afgesproken, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen nadat je klant de factuur heeft ontvangen. Die 30 dagen vormen dan de uiterste betaaldatum. De uiterste termijn waarop de vordering sowieso als oninbaar geldt, één jaar, gaat vanaf dat moment lopen.

Ontdek je pas na afloop van een tijdvak dat een vordering toen al oninbaar was, dan corrigeer je dat eerdere tijdvak. Gaat het om een klein bedrag, dan mag je de correctie meenemen in je eerstvolgende btw-aangifte; bij een groter bedrag doe je dit met een aparte suppletie. Zo vraag je de btw die je te veel hebt afgedragen alsnog terug. Loop daarom bij elke btw-aangifte je openstaande facturen na op oninbaarheid, zodat je de teruggaaf zoveel mogelijk in het juiste tijdvak verwerkt.