Aanloopkosten

Aanloopkosten uitgelegd

Aanloopkosten, ook wel opstartkosten genoemd, zijn kosten die je maakt in de periode voordat je officieel start met je onderneming. Denk aan uitgaven die nodig zijn om je bedrijf voor te bereiden en op te richten.

Voor deze kosten gelden aparte regels waarover wij je in dit artikel alles zullen vertellen.

Aanloopkosten zijn ook kosten voor de onderneming

Kosten die je maakt voordat je officieel bent gestart met je onderneming, mag je na je inschrijving alsnog opvoeren als zakelijke kosten.

Je mag de kosten uit de vijf jaar vóór de start van je onderneming meenemen in je eerste boekjaar. Deze vijf voorgaande jaren noemen we ook wel de aanloopfase van de onderneming.

Welke kosten vallen onder aanloopkosten?

Kosten die je in de aanloopfase maakt en die een zakelijk karakter hebben, mag je aanmerken als aanloopkosten. Denk hierbij aan zaken zoals:

Websitekosten / hostingkosten

Veel ondernemers willen, begrijpelijk, een werkende website of in ieder geval een geclaimd domein hebben voordat ze beginnen met ondernemen.

Tip: koop eerst je domeinnaam voordat je je inschrijft bij de KVK.
Nieuwe inschrijvingen bij de KVK worden soms actief gevolgd door partijen die vervolgens snel bijpassende domeinnamen registreren. Die proberen ze daarna voor een hoger bedrag door te verkopen aan startende ondernemers.

Inschrijving KVK

Een goed voorbeeld van een zakelijke kost die je moet maken om de onderneming in te kunnen schrijven en op te richten.

Reiskosten

Hieronder vallen de reiskosten die je maakt met het openbaar vervoer en de zakelijke kilometers die je rijdt met je eigen auto. Voor deze kilometers mag je in 2024 23 cent per zakelijk gereden kilometer rekenen. 

Lees in dit artikel meer over reiskosten en hoe je deze verwerkt in je financiële administratie: Reiskosten als zzp'er. Wat zijn de regels?

Computer/telefoon/tablet

Voor veel beroepen is een goede computer of telefoon niet meer weg te denken. Een goede betrouwbare computer of telefoon is daarom ook voor zzp'ers een must. Let er wel op dat computers en telefoons tegenwoordig vaak meer dan € 450,- kosten. Dat betekent dat de investering afgeschreven moet worden.

In dit artikel leggen wij je uit hoe je om moet gaan met investeringen in de administratie: Hoe boek ik investeringen (met afschrijvingen)?

Belkosten

Heb je zakelijke mobiele gesprekken gevoerd? Dan mogen deze ook worden gezien als aanloopkosten. Bekijk de specificatie van de factuur om na te gaan welk deel van de gemaakte kosten als zakelijke gezien kunnen worden.

Studies en cursussen

Heb je in de aanloop naar de start van je onderneming zelf een opleiding of cursus betaald om je kennis als professional op peil te houden? Dan zijn deze kosten aftrekbaar.

Hierbij is het voor de Belastingdienst belangrijk dat het gaat om een opleiding voor het op peil houden van je kennis. 

Een studie voor een verbreding van je kennis is niet zakelijk aftrekbaar, daarom vallen ze niet onder de aanloopkosten. In dat geval mogen die kosten worden opgevoerd bij in de aangifte inkomstenbelasting bij de persoonsgebonden aftrek.

Visitekaartjes/briefpapier en ander drukwerk

Veel ondernemers laten visitekaartjes maken. Zeker in de aanloopfase kunnen netwerkgesprekken waardevol zijn. Met een professioneel kaartje laat je meteen een goede eerste indruk achter.

Niet iedereen gebruikt nog briefpapier, maar in sommige branches (bijvoorbeeld  advocatuur) is het nog steeds een vast onderdeel van de dagelijkse communicatie. Ook de kosten voor het ontwerpen van je logo en huisstijl vallen onder deze opstartkosten.

Inrichting kantoor

Denk hierbij aan bureaustoelen, tafels en een koffiezetapparaat. Alles wat bij het kantoor hoort of gaat horen vallen onder de aanloopkosten.

Onthoud dat onderdelen van de inventaris onder de investeringsregels kunnen vallen als ze duurder zijn dan € 450,-

Notariskosten of ander juridisch advies

Voor ondernemers die een bv starten, is het noodzakelijk kosten te maken bij een notaris om überhaupt te kunnen beginnen. Denk hierbij aan een oprichtingsakte. Ook andere juridische kosten in de aanloopfase vallen hieronder. Denk aan advies over de juiste rechtsvorm voor je onderneming of ondersteuning bij het opstellen van een ondernemingsplan. Deze uitgaven maak je om je bedrijf juridisch en strategisch goed neer te zetten. hieronder.

Btw en aanloopkosten

De btw die je hebt betaald over de aanloopkosten mag je terugvragen. Dat doe je in het eerste jaar dat je onderneming bestaat. Voor veel ondernemers betekent dit dat ze de aanloopkosten direct verwerken in de eerste btw-periode dat hun onderneming bestaat, zodat ze de btw zo snel mogelijk terugontvangen.

Aanloopkosten verwerken in je boekhouding

Veel ondernemers kiezen er dus voor de aanloopkosten direct verwerken in de eerste btw-periode dat hun onderneming bestaat, zodat ze de btw zo snel mogelijk terugontvangen.

In DigiBoox boek je de aanloopkosten door onderstaande stappen te volgen:

• Ga naar Kosten > Nieuw
• Geef de datum in die direct valt na de start van je onderneming.
  Als je bent begonnen per 2020, voer dan 01-01-2020 als boekingsdatum
• Neem de gegevens verder over van de inkomende factuur
• Koppel een kostencategorie
• Selecteer het btw-percentage dat op de factuur wordt vermeld

Na deze stappen te hebben gevolgd, zorgt DigiBoox er automatisch voor dat de btw wordt verwerkt in de eerste btw-aangifte bij het onderdeel 5b Voorbelasting.

Hierna dien je nog aan te geven dat je de kosten privé hebt betaald. Hoe je een privébetaling verwerkt in DigiBoox lees je hier: Hoe boek ik privé betaalde kosten?

Aanloopkosten en de aangifte inkomstenbelasting

Door de aanloopkosten in te voeren in het eerste boekjaar van de nieuwe onderneming wordt het resultaat van de onderneming verlaagd. Door de hogere kosten en het lagere resultaat betaal je uiteindelijk minder inkomstenbelasting over het eerste jaar als ondernemer.

Bewaarplicht

Door alle facturen van de zakelijke kosten die je maakt in de aanloopfase goed te bewaren, kan je in het startjaar goed besparen op de te betalen inkomstenbelasting.

Let er wel op dat er een bewaarplicht geldt van 7 jaar. Bij een controle moet je in staat zijn een kopie van de gemaakte kosten voor te kunnen leggen.