In dit artikel
Waar moet je rekening mee houden bij creditfacturen?
Met een creditfactuurCreditfactuurEen factuur met een negatief bedrag waarmee je een eerdere factuur (deels) corrigeert of terugdraait, met behoud van een sluitende factuurnummering.Bekijk begrip corrigeer je een eerder verstuurde factuur. Zo blijft je administratie compleet en blijft voor jou, je klant en de Belastingdienst duidelijk wat er is gebeurd.
In dit artikel lees je wanneer je een creditfactuur maakt, wat erop moet staan, hoe je de btw verwerkt en hoe je dit makkelijk regelt in DigiBoox.
Creditfactuur kort samengevat
- Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur corrigeert een eerder verstuurde factuur. Dat kan voor het hele bedrag zijn, of voor een deel van de factuur.
- Wanneer maak je een creditfactuur?
Je maakt een creditfactuur als er iets op de oorspronkelijke factuur niet klopt. Bijvoorbeeld bij een verkeerd bedrag, een retour, een geannuleerde opdracht of een korting achteraf.
- Mag je een verstuurde factuur verwijderen?
Nee, verwijder een verstuurde factuur niet zomaar uit je administratie. Maak liever een creditfactuur, zodat duidelijk blijft welke factuur je corrigeert.
- Wat zet je op een creditfactuur?
Zet in elk geval duidelijk dat het om een creditfactuur gaat, vermeld het negatieve bedrag en verwijs naar het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur.
- Hoe werkt de btw op een creditfactuur?
Gebruik hetzelfde btw-tarief als op de oorspronkelijke factuur. De btw-correctie verwerk je in je btw-aangifteBtw-aangifteDe periodieke opgave (meestal per kwartaal) aan de Belastingdienst van de btw die je klanten in rekening bracht, verminderd met de voorbelasting over je kosten.Bekijk begrip .
Wat is een creditfactuur?
Met een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd, corrigeer je een gedeelte of een hele factuur die je eerder hebt verstuurd naar je klant. Het kan soms nodig zijn om een factuur te corrigeren om bijvoorbeeld een van de volgende redenen:
- Er is een foutje gemaakt op de factuur
- Afspraken zijn tussentijds veranderd
- Diensten of producten zijn niet geleverd
- Er is een dispuut over de inhoud van de factuur
Dit soort situaties kunnen er dus voor zorgen dat een factuur verlaagd moet worden of volledig aangepast moet worden. Als de factuur helemaal niet meer van toepassing is, moet deze volledig gecrediteerd worden. Anders gaat het om een gedeeltelijke creditering.
Factuur verwijderen of crediteren?
Als een factuur die je verstuurd hebt niet meer van toepassing is, lijkt het misschien logischer om deze gewoon te verwijderen uit je administratie. Maar dat mag niet volgens de regels van de Belastingdienst.
Dat heeft een simpele reden: je administratie moet controleerbaar blijven. Facturen hebben een factuurnummer en die nummering moet logisch blijven doorlopen. Als factuur 2026-004 verdwijnt, terwijl 2026-005 en 2026-006 wel bestaan, ontstaat er een gat in je administratie. Dat kan vragen oproepen bij een controle. De Belastingdienst stelt eisen aan facturen, waaronder een factuurnummer met opeenvolgende nummers.
Als je een creditfactuur aanmaakt, krijgt deze ook netjes een eigen nummer, bijvoorbeeld 2021-007. Deze factuur heeft dan een negatief bedrag, waardoor er per saldo in de administratie niks verandert, maar wel netjes te herleiden is. Dat kan voor de eigen administratie handig zijn, maar ook noodzakelijk voor wanneer er bijvoorbeeld controle is van de Belastingdienst.
Meer weten over factuurnummer en de regels hierover? Lees dan dit artikel:
Blog Factuurnummer
Wat vermeld je op een creditfactuur?
Het bedrag dat gecorrigeerd moet worden, vermeld je als negatief bedrag op de nieuwe uitgaande (credit)factuur. Omdat voor creditfacturen dezelfde wettelijke eisen gelden als voor normale facturen vermeld je op de creditfactuur dezelfde gegevens als op een normale factuur:
- NAW-gegevens van je klant
- FactuurdatumFactuurdatumDe datum waarop je een factuur uitschrijft en verstuurt. Voor de btw-aangifte telt meestal het tijdvak waarin de factuurdatum valt, ook als je klant later betaalt.Bekijk begrip
- Factuurnummer
- Gegevens van de eigen ondernemer:
- NAW-gegevens eigen onderneming
- KvK-nummerKVK-nummerHet unieke achtcijferige nummer dat je krijgt bij inschrijving in het Handelsregister. Het hoort op je facturen en maakt je onderneming vindbaar en controleerbaar.Bekijk begrip
- Btw-identificatienummerBtw-identificatienummerHet unieke nummer van de Belastingdienst dat je als btw-ondernemer op facturen en je website vermeldt. Een Nederlands btw-id begint met NL, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en 2 cijfers.Bekijk begrip (btw-id)*
- Toelichting op de diensten of producten
Waar een factuur allemaal aan moet voldoen, kun je uitgebreid lezen in dit artikel:
Blog Factuur maken – Waar moet een factuur aan voldoen?
Wil je snel een factuur opmaken? Gebruik onze gratis factuur- en offertetool.
Voor creditfacturen gebruik je dus ook de opvolgende nummering van je normale facturen.
* Btw-id
Sinds 2020 maken zzp’ers gebruik van een btw-id nummer. Er wordt geen gebruik meer gemaakt van de oude omzetbelastingnummers omdat deze nummer in strijd waren met de privacywet en -richtlijnen.
Lees hier meer over de overgang naar de btw-id nummers:
Nieuw btw-nummer voor eenmanszaken en zzp'ers | DigiBoox
Voorbeelden van creditfacturen
Hieronder staan een tweetal creditfacturen welke je kan gebruiken als voorbeeld.
In de onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een creditfactuur. Een (credit)factuur met deze lay-out kan automatisch aangemaakt worden vanuit DigiBoox. De lay-out is verder ook volledig naar wens aan te passen.
Je kunt hieronder ook twee verschillende voorbeelden van creditfacturen downloaden:
Download Creditfactuur voorbeeld 1 Download Creditfactuur voorbeeld 2
Hoe verwerk je de btw op een creditfactuur?
Voor de btw-plichtige ondernemer geldt dat bij het maken van een creditfactuur dezelfde btw toegepast moet worden als op de originele factuur.
Dat betekent dat er een negatief bedrag opgenomen wordt in de eerstvolgende btw-aangifte bij het onderdeel 1a. Leveringen / diensten belast met hoog tarief of 1b. Leveringen / diensten belast met laag tarief.
De btw die vermeld staat op een creditfactuur krijg je dus terug.
Wanneer je gebruik maakt van DigiBoox, zorgt DigiBoox er bij het aanmaken van een creditfactuur automatisch voor dat de btw correct wordt gecorrigeerd.
Je boekhouding automatisch goed geregeld
Met DigiBoox staat je administratie er altijd netjes bij: facturen, bonnen, btw-aangifte en zelfs je inkomstenbelasting. Belastingdienst-proof, zonder boekhoudkennis.
Hoe maak je een creditfactuur?
In DigiBoox maak je een creditfactuur direct vanuit de oorspronkelijke factuur.
Middels deze stappen, maak je een creditfactuur:
- Open de te corrigeren Factuur
- Klik rechts onder Opties op Maak creditfactuur
DigiBoox maakt hierna direct een nieuwe creditfactuur voor je aan, met daarbij ook de juiste boekingen op de achtergrond.
Wil je alleen een gedeeltelijke creditfactuur maken? Pas dan het bedrag van de creditfactuur aan naar het bedrag dat je wilt crediteren.
Maak je de creditfactuur handmatig? Gebruik dan de opmaak die je ook gebruikt voor je normale facturen. Geef bovenin aan dat het gaat om een Creditfactuur, maak het bedrag negatief en let nog even goed op dat er onderaan geen betalingsinstructies staan, maar dat er vermeld staat dat het bedrag teruggestort zal worden of mag worden verrekend met een bepaalde factuur.
Waarom is een creditnota noodzakelijk?
Als een factuur eenmaal is verstuurd naar een klant dien je er altijd voor te zorgen dat jullie allebei dezelfde versie van die factuur met dat specifieke factuurnummer hebben. Het is daarom niet toegestaan een factuur die al verstuurd is later nog aan te passen. Net zoals het niet toegestaan is om een factuur die al verstuurd is, te verwijderen uit de administratie.
Pas je de factuur wel achteraf aan, creëer je twee verschillende versies van één factuur. Dat is niet toegestaan en bij controles van de Belastingdienst kan er gecontroleerd worden of de factuur die jij hebt verstuurd ook daadwerkelijk in de administratie zit van de onderneming waar de factuur aan is gericht.
Het is daarom verplicht wijzigingen op verstuurde facturen kenbaar te maken middels een creditfactuur.
Factuur crediteren bij niet betalende klant
Als de klant niet betaalt, mag de btw die eerder is afgedragen ook weer worden teruggevorderd. De gemakkelijkste manier om dat te doen is door een creditfactuur aan te maken. Met een creditfactuur corrigeer je namelijk ook meteen de eerder geboekte omzet.
De btw mag worden teruggevorderd wanneer de vordering als oninbaar wordt beschouwd. De vordering wordt in ieder geval als oninbaar beschouwd uiterlijk één jaar na het verlopen van de uiterste betaaldatum.
Op deze pagina lees je de regels over het terugvorderen van btw op de website van de Belastingdienst:
Teruggaaf door oninbare vorderingen
Veelgestelde vragen over creditfacturen
Mijn klant heeft de factuur al betaald. Wat doe ik nu?
Maak alsnog een creditfactuur. Daarmee corrigeer je je administratie en de btw.
Daarna spreek je met je klant af of je het bedrag terugbetaalt of verrekent met een volgende factuur. Zet die afspraak duidelijk in je administratie.
Mijn klant heeft de factuur nog niet betaald. Wat gebeurt er dan?
Dan verlaagt de creditfactuur het openstaande bedrag.
Heeft de klant nog niets betaald en crediteer je de hele factuur? Dan hoeft je klant die factuur niet meer te betalen.
Crediteer je een deel? Dan betaalt je klant alleen het bedrag dat na de correctie overblijft.
Mijn klant betaalt niet. Kan ik dan een creditfactuur maken?
Niet automatisch. Een klant die niet betaalt, is op zichzelf geen reden om de factuur te crediteren.
Is de factuur inhoudelijk juist, maar betaalt je klant niet? Dan gaat het meestal om een openstaande vordering. In sommige situaties kun je de eerder afgedragen btw terugvragen, bijvoorbeeld als duidelijk is dat je klant niet meer betaalt. De Belastingdienst ziet een vordering in ieder geval als oninbaar uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum.
Bewaar dan goed je bewijs, zoals herinneringen, aanmaningenAanmaningEen schriftelijk verzoek aan een klant om een openstaande factuur alsnog te betalen, formeler dan een betalingsherinnering. Vaak kondig je er incassokosten of vervolgstappen in aan.Bekijk begrip , e-mails of informatie over een faillissement.
Moet ik de oorspronkelijke factuur bewaren?
Ja. Bewaar altijd zowel de oorspronkelijke factuur als de creditfactuur.
Een creditfactuur vervangt de oorspronkelijke factuur niet. Het is een aparte correctie daarop. Samen laten ze zien wat er is gebeurd.
Kan ik een factuur aanpassen nadat ik die heb verstuurd?
Pas een verstuurde factuur liever niet achteraf aan. Dan kan er verschil ontstaan tussen de factuur in jouw administratie en de factuur die je klant heeft ontvangen.
Klopt er iets niet? Maak dan een creditfactuur en daarna eventueel een nieuwe factuur met de juiste gegevens.
Moet een creditfactuur verwijzen naar de oorspronkelijke factuur?
Ja. Vermeld altijd een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, bijvoorbeeld het factuurnummer. Zo is duidelijk welke factuur je corrigeert.
Welk btw-tarief gebruik ik op een creditfactuur?
Gebruik hetzelfde btw-tarief als op de oorspronkelijke factuur.
Heb je eerder 21% btw gerekend? Dan gebruik je ook 21% op de creditfactuur. Ook als het tarief later is veranderd, sluit je aan bij de oorspronkelijke factuur.
Zet ik betalingsinstructies op een creditfactuur?
Meestal niet. Een creditfactuur is geen betalingsverzoek. Vaak vermeld je juist of het bedrag wordt terugbetaald of verrekend met een andere factuur.
Bronnen
Oprichter en fervent boekhouder
