Factuurnummer: wat zijn de regels en hoe zorg je dat het klopt?
Zzp en ondernemen
De meeste ondernemers versturen facturen wanneer zij producten en/of diensten leveren aan hun klanten. Deze facturen moeten ook voorzien zijn van een nummer, en daar komt toch wel het een en ander bij kijken.
Waar moet je rekening mee houden bij factuurnummers?
Factuurnummers zijn handig voor je eigen administratie en overzicht. Klanten kunnen dan betalingen doen onder vermelding van dat nummer. Ook kun je facturen later eenvoudig terugzoeken aan de hand van het nummer. Maar daarnaast zijn er ook regels aan gebonden vanuit de Belastingdienst.
In dit artikel lees je wat handig is, waarmee je rekening moet houden en wat je wettelijke verplichtingen zijn bij het nummeren van je facturen.
Factuurnummer kort samengevat
- Wat het is een factuurnummer?
Een factuurnummer is een uniek nummer op je factuur. Daarmee kun je elke factuur makkelijk terugvinden in je administratie.
- Is een factuurnummer verplicht?
Ja. Op elke factuur moet een factuurnummer staan. Je factuurnummers moeten elkaar logisch opvolgen en elk nummer mag maar één keer voorkomen.
- Mag je zelf je factuurnummer kiezen?
Ja. Je mag zelf bepalen hoe je factuurnummers eruitzien. Bijvoorbeeld 2026-001, F260001 of 00000
- Mag je meerdere nummerreeksen gebruiken?
Ja. Je mag één of meer reeksen gebruiken, bijvoorbeeld per jaar of per type factuur. Zorg wel dat elke reeks duidelijk en opeenvolgend blijft.
- Wat doe je bij een fout op een factuur?
Gebruik hetzelfde factuurnummer niet opnieuw. Maak een creditfactuur voor de foutieve factuur en maak daarna een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer.
Wat is een factuurnummer?
Met een factuurnummer geef je elke factuur in je administratie een eigen, herkenbaar nummer.
Het nummer hoeft niet alleen uit cijfers te bestaan. Je mag ook letters, streepjes of andere herkenbare codes gebruiken. Vaak staat er bijvoorbeeld een jaartal of periode in. Zo beginnen veel ondernemers hun factuurnummers met het jaar waarin de factuur is aangemaakt.
Welke factuurnummers zijn handig?
Wat handig is, verschilt per onderneming. De ene ondernemer wil direct aan het nummer kunnen zien in welk jaar of welke maand de factuur is gemaakt. De ander houdt het liever zo simpel mogelijk.
Voorbeelden van factuurnummers
2026100001
Dit nummer bestaat uit het jaartal, het nummer van de maand en een uniek volgnummer. De eerstvolgende factuur uit deze reeks in deze maand zou dan zijn: 2026100002. Volgende maand is het dan: 2026110001
2026-10-0001
Dit voorbeeld is bijna hetzelfde als het voorgaande voorbeeld, maar dan met leestekens om het nummer wat leesbaarder te maken.
2026-10-F0001
Dit is een variant op de voorgaande twee voorbeelden. Dit factuurnummer bevat hier ook een letter. Dit kan ook een andere letter of code kunnen zijn die voor de onderneming relevant kan zijn.
2026-JANS-001
Sommige ondernemingen kiezen er ook voor om (een deel van) de klantnaam of een code die voor de specifieke klant staat in het nummer op te nemen. Met de huidige softwaretoepassingen, is dat doorgaans echter niet meer nodig. Vaak kan er al eenvoudig teruggezocht worden op klantnaam om bijvoorbeeld de facturen te zien van een bepaalde klant.
000001
Een jaartal voelt soms handig, maar is niet verplicht. Zeker als je met goede software werkt, kun je facturen ook makkelijk terugvinden op factuurdatum, klantnaam of status.
Welk format je ook kiest voor het factuurnummer, het belangrijkste is dat de nummering aan een aantal voorwaarden en regels voldoet.
Verplichtingen Belastingdienst bij factuurnummers
De Belastingdienst stelt dus een aantal eisen aan de nummering van je facturen. Iedere ondernemer heeft namelijk een wettelijke administratieplicht. Voor de Belastingdienst is het belangrijk dat iedere administratie goed controleerbaar is, daarom moet de boekhouding ook sluitend zijn.
Factuurnummer regels
Onder andere om deze reden moeten factuurnummers ook oplopend en sluitend zijn. Als de facturen in een sluitende reeks zitten met oplopende nummering, kan er feitelijk niet zomaar een factuur tussenuit verwijderd worden en is het daarom moeilijker om te frauderen.
Dat begint dus met de nummering. Hier mogen geen “gaten” inzitten. Je kunt bijvoorbeeld dus niet hebben dat er in je administratie staat: 2026-10-0001, 2026-10-0002, 2026-10-0004. Als factuurnummer 2026-10-0003 mist, gaat het niet goed. Dan lijkt het erop dat deze misschien verwijderd is uit de administratie en dat mag niet.
Het is ook mogelijk om verschillende reeksen aan te houden. In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat er een deel van het jaar op een bepaalde manier genummerd is en daarna overgestapt is naar een nieuwe methode van nummering. Hiervoor is eveneens van belang dat in ieder geval de reeksen zelf volledig sluitend zijn.
Zorg er daarom altijd voor dat dit kloppend is, om problemen met de Belastingdienst voor te zijn.
Er zijn verschillende manieren om je factuurnummers aan te maken en bij te houden.
Hoe moet je een factuurnummer maken?
Het aanmaken van factuurnummers kun je handmatig doen of automatisch doen met behulp van software. Veel facturatie- en boekhoudprogramma’s kunnen automatisch unieke en sluitende factuurnummer genereren.
Handmatig factuurnummers maken
Maak je facturen in Word of Excel? Dan moet je zelf bijhouden welk factuurnummer aan de beurt is.
Dat kan prima werken als je weinig facturen verstuurt en heel consequent werkt. Maar er gaat ook sneller iets mis. Je slaat per ongeluk een nummer over. Je gebruikt een nummer dubbel. Of je past een nummer achteraf aan en vergeet dat ergens vast te leggen.
Bij een controle moet je kunnen laten zien dat je administratie klopt. Het is daarom beter om fouten in de nummering te voorkomen en factuurnummers automatisch te generen. De kans op handmatige en menselijke fouten is dan feitelijk uitgesloten.
Automatisch factuurnummers maken
Met boekhoud- of facturatiesoftware wordt het volgende factuurnummer automatisch aangemaakt.
Je stelt zelf in hoe je factuurnummer eruitziet. Daarna houdt de software de volgorde bij. Zo voorkom je dat je per ongeluk een dubbel nummer gebruikt of een nummer overslaat.
In de meeste gevallen is dit de makkelijkste en veiligste manier om je factuurnummering netjes te houden.
Software voor factuurnummers
De meeste facturatie- en boekhoudprogramma’s beschikken standaard over een functie voor het automatisch doornummeren van je facturen.
Maak je een nieuwe factuur aan? Dan kijkt het programma welk nummer als laatste is gebruikt en maakt het automatisch het volgende nummer aan. Zo weet je zeker dat je facturen uniek en sluitend genummerd zijn. Doorgaans zitten er ook andere controles en checks in, die bijvoorbeeld waarschuwen of zelf voorkomen dat je facturen kunt verwijderen of nummers (per ongeluk) kunt aanpassen.
Zo heb je aanzienlijk minder kansen op fouten en voldoet je factuurnummering automatisch aan de eisen van de Belastingdienst.
Met een boekhoudprogramma zoals DigiBoox is dat ook direct goed geregeld. Daarbij heb je ook altijd de mogelijkheid om zelf in te stellen hoe je factuurnummer opgebouwd moet worden. Standaard staat dat al goed ingesteld. Maar dit kun je ook aanpassen. Dit hoef je eenmalig te doen, daarna worden de nummers automatisch in het door jou gewenste vorm voor je aangemaakt.
Zelf snel een factuur maken? Met onze gratis online factuurtool kan dat eenvoudig, zonder account.
Veelgestelde vragen over factuurnummers
Mag ik een factuurnummer aanpassen nadat ik de factuur heb verstuurd?
Pas een factuurnummer liever niet aan nadat je de factuur hebt verstuurd. Het nummer hoort bij je administratie en moet controleerbaar blijven.
Klopt er iets niet op de factuur? Maak dan een creditfactuur en maak daarna een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer.
Wat doe ik als ik een factuur wil verwijderen?
Verwijder een verstuurde factuur niet zomaar uit je administratie. Daardoor kan er een gat ontstaan in je nummering.
Is de factuur niet meer juist? Maak dan een creditfactuur. Zo blijft duidelijk wat er is gebeurd en blijft je administratie compleet.
Mag ik verschillende factuurnummerreeksen gebruiken?
Ja, dat mag. Je mag bijvoorbeeld een aparte reeks gebruiken per jaar of per type factuur.
Zorg wel dat je een duidelijk systeem kiest. Gebruik reeksen niet door elkaar zonder vaste logica. Dan blijft je administratie makkelijk te volgen.
Hoe controleer ik of mijn factuurnummers kloppen?
Controleer regelmatig of je factuurnummers logisch oplopen en of elk nummer maar één keer voorkomt.
Werk je met DigiBoox? Dan houdt DigiBoox de nummering automatisch voor je bij. Zo hoef je niet zelf te controleren welk nummer aan de beurt is.
