Digitale administratie betekent dat je je zakelijke administratie digitaal bijhoudt en bewaart. Denk aan verkoopfacturen, aankoopfacturen, kastickets, bankgegevens en contracten. Digitaal werken is niet alleen toegestaan: voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen is gestructureerde e-facturatie via Peppol sinds 1 januari 2026 verplicht.
Uitgebreide toelichting
Digitale administratie betekent dat je je zakelijke administratie digitaal bijhoudt en bewaart.
Denk aan verkoopfacturen, aankoopfacturenAankoopfactuurEen aankoopfactuur is een factuur die je ontvangt van een leverancier voor iets wat je aankoopt voor je onderneming. Ze toont wat je hebt gekocht, wanneer, bij welke leverancier en voor welk bedrag. Als je btw-plichtig bent, kun je de btw op beroepsmatige aankopen in veel gevallen aftrekken via je btw-aangifte.Bekijk begrip , creditnotaCreditnotaEen creditnota is een document waarmee je een eerdere factuur volledig of gedeeltelijk corrigeert. Je gebruikt een creditnota bij een fout bedrag, een retour, een geannuleerde dienst of een korting na facturatie. De creditnota verwijst naar de oorspronkelijke factuur en verlaagt het bedrag dat je klant moet betalen.Bekijk begrip ’s, kasticketsKasticket / bonnetjeEen bonnetje, kassabon of kasticket is een bewijs van aankoop dat je ontvangt na een betaling. Als zelfstandige gebruik je kastickets om kleine zakelijke uitgaven te onderbouwen. Een kasticket kan voldoende zijn als bewijs voor een beroepskost, maar voor btw-aftrek heb je meestal een correcte factuur nodig. Voor boekhoudkundige bewijsstukken geldt een bewaartermijn van 10 jaar; digitale kopieën zijn aanvaard zolang ze volledig en leesbaar zijn.Bekijk begrip , bankgegevens, contracten en andere bewijsstukken. Je bewaart deze documenten op een overzichtelijke digitale plek, zodat je ze later makkelijk kunt terugvinden.
Digitaal werken is niet alleen toegestaan. Op sommige punten is het zelfs verplicht. Een belangrijk voorbeeld is e-facturatieE-facturatie via PeppolE-facturatie is het digitaal versturen en ontvangen van facturen in een gestructureerd formaat. Dat betekent dat de factuur niet alleen leesbaar is voor jou, maar ook rechtstreeks verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Een gewone pdf per e-mail is dus geen echte e-factuur.Bekijk begrip tussen btw-plichtige ondernemingen. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen voor B2B-transacties gestructureerde elektronische facturen versturen via het Peppol-netwerk. Een gewone pdf per e-mail of een papieren factuur volstaat daarvoor niet meer.
Als zelfstandige moet je je administratie bijhouden en bewaren.
Je mag dat digitaal doen. Dat betekent bijvoorbeeld dat je aankoopfacturen digitaal ontvangt, kastickets scant of fotografeert en banktransacties verwerkt via een bankkoppeling.
Belangrijk is dat je administratie duidelijk blijft. Een document moet leesbaar zijn, bij de juiste boeking horen en later nog terug te vinden zijn. Een foto van een kasticket is dus alleen nuttig als alle gegevens zichtbaar zijn.
Voor facturen, kopieën, boeken en andere btw-stukken geldt in principe een bewaartermijn van 10 jaar.
Sinds 1 januari 2026 is daar voor veel ondernemingen nog iets bijgekomen: verplichte gestructureerde e-facturatie voor B2B. Dat betekent dat facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen niet meer gewoon als pdf worden uitgewisseld, maar als gestructureerde elektronische factuur via een geschikt systeem.
In DigiBoox hou je je administratie volledig digitaal bij.
Je maakt en verstuurt verkoopfacturen, verwerkt aankoopfacturen en bewaart kastickets bij je kosten. Ontvang je een aankoopfactuur per mail? Dan kun je die doorsturen naar je DigiBoox-inbox. ScanPilot AI leest de gegevens automatisch in, zoals datum, leverancier, bedrag en btw. Je hoeft de boeking daarna alleen nog te controleren.
Je kunt ook je bankrekening koppelen aan DigiBoox. Zo worden banktransacties automatisch ingelezen en kun je betalingen koppelen aan de juiste facturen of kosten.
In je overzichten zie je je omzet, kosten, openstaande facturen en betalingen per periode. Zo blijft je administratie digitaal, overzichtelijk en makkelijker controleerbaar.
DigiBoox ondersteunt ook e-facturatie via Peppol, zodat je voorbereid bent op de verplichte B2B e-facturatie.
| Onderdeel | Digitaal bewaren of bijhouden als |
|---|---|
| Verkoopfactuur | Factuur in je boekhoudsoftware |
| E-factuur via Peppol | Gestructureerde B2B-factuur die digitaal wordt verstuurd en ontvangen via het Peppol-netwerk |
| Aankoopfactuur | Upload of doorgestuurde factuur in je DigiBoox-inbox. Verwerkt met ScanPilot AI |
| Kasticket | Foto of scan bij de kost verwerkt met ScanPilot AI |
| Bankgegevens | Banktransactie via bankkoppeling |
| Offerte | Digitaal verstuurd en online goedgekeurd |
| Creditnota | Correctie gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur |
| Urenregistratie | Gewerkte uren per klant of project, direct te gebruiken voor je facturatie |
| Rittenregistratie | Zakelijke ritten met datum, afstand en omschrijving |
Administratieplicht · Bewaarplicht · E-facturatie / Peppol · Boekhouding · Bankafschrift
Digitale administratie is het digitaal bijhouden en bewaren van je zakelijke documenten. Denk aan facturen, aankoopfacturen, kastickets, bankgegevens, contracten en andere bewijsstukken.
Ja. Je mag je administratie digitaal bijhouden, zolang ze volledig, leesbaar en controleerbaar blijft. Sterker nog, voor bepaalde onderdelen is een digitale administratie zelfs verplicht. Een belangrijk voorbeeld is e-facturatie via Peppol. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen voor B2B-transacties elektronische facturen sturen via het Peppol-netwerk. Papieren facturen of pdf-facturen volstaan niet meer. Bij een digitale administratie is het belangrijk dat je altijd alle documenten kunt terugvinden en kunt tonen als je boekhouder, accountant of de fiscus daarom vraagt.
Dat hangt af van het document en je manier van bewaren. Zorg er in elk geval voor dat de digitale versie volledig, leesbaar en betrouwbaar is. Bij twijfel kun je belangrijke originele documenten ook bewaren of dit afstemmen met je boekhouder.
Voor facturen, kopieën, boeken en andere btw-stukken geldt in principe een bewaartermijn van 10 jaar. Voor sommige documenten kunnen specifieke termijnen gelden. Denk bijvoorbeeld aan documenten rond onroerend goed. Bespreek twijfelgevallen met je boekhouder.
E-facturatie via Peppol is het digitaal uitwisselen van gestructureerde facturen tussen softwaresystemen. Het gaat dus niet om een gewone pdf per mail. De factuur wordt in een vast elektronisch formaat verstuurd en ontvangen via het Peppol-netwerk.
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor transacties tussen bedrijven. Dat geldt voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Werk je vooral met consumenten of met klanten die niet onder deze verplichting vallen? Dan kunnen andere regels gelden.
Nee, een specifiek erkend boekhoudpakket is niet altijd verplicht. Je administratie moet wel correct, volledig, leesbaar en controleerbaar zijn. Boekhoudsoftware helpt om documenten, facturen, betalingen en overzichten op één plek te bewaren.
DigiBoox helpt je om je facturen, kosten, kastickets, banktransacties en documenten digitaal te verwerken en terug te vinden. Zo hou je je administratie overzichtelijk en werk je met duidelijke gegevens voor jezelf en je boekhouder. DigiBoox ondersteunt gestructureerde e-facturatie via Peppol. Zo verstuur en ontvang je B2B-facturen volgens de regels die sinds 1 januari 2026 gelden.
