E-facturatie is het digitaal versturen en ontvangen van facturen in een gestructureerd formaat. Dat betekent dat de factuur niet alleen leesbaar is voor jou, maar ook rechtstreeks verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Een gewone pdf per e-mail is dus geen echte e-factuur.
Uitgebreide toelichting
E-facturatie is het digitaal versturen en ontvangen van facturen in een gestructureerd formaat.
Dat betekent dat de factuur niet alleen leesbaar is voor jou, maar ook rechtstreeks verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Een gewone pdf per e-mail is dus geen echte e-factuur.
Peppol is een beveiligd Europees netwerk voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen. Het zorgt ervoor dat facturen in een vaste structuur worden uitgewisseld en veilig bij de juiste ontvanger terechtkomen. Zo kan boekhoudsoftware de gegevens automatisch verwerken. Je hoeft minder handmatig over te typen en de kans op fouten in bedragen, btw-nummersBtw-nummerEen btw-nummer is het nummer waarmee je onderneming wordt herkend voor btw. Een Belgisch btw-nummer bestaat uit de landcode BE gevolgd door het tiencijferige ondernemingsnummer, bijvoorbeeld BE 0123.456.789. Je gebruikt het op facturen, in je btw-administratie en bij transacties met andere ondernemingen.Bekijk begrip en factuurgegevens wordt kleiner.
Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturatie verplicht voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Die facturen worden digitaal uitgewisseld tussen softwaresystemen via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail volstaat daarvoor niet meer.
Meer over Peppol lees je hier: Wat is Peppol en waarom wordt het verplicht voor zelfstandigen.
Maak je facturen voor andere btw-plichtige ondernemingen? Dan moet je sinds 1 januari 2026 gestructureerde e-facturen kunnen versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk.
Dat geldt niet alleen voor grote ondernemingen. Ook zelfstandigen met een actief btw-nummer vallen in principe onder de verplichting. Ook als je onder de btw-vrijstellingsregelingBtw-vrijstellingsregeling kleine ondernemingenDe btw-vrijstellingsregeling kleine ondernemingen is een bijzondere regeling voor ondernemingen met een jaaromzet van maximaal € 25.000 excl. btw. Onder deze regeling reken je geen btw aan klanten, dien je geen periodieke btw-aangiften in en mag je geen btw aftrekken op aankopen.Bekijk begrip voor kleine ondernemingen valt, moet je in principe e-facturen via Peppol kunnen versturen en ontvangen. Je behoudt namelijk een actief btw-nummer. Alleen in een beperkt aantal situaties geldt een uitzondering.
Factureer je aan particulieren? Dan gaat het niet om B2B-facturatie en hoef je dat niet via Peppol te doen.
DigiBoox ondersteunt e-facturatie via Peppol. Je kunt je vanuit DigiBoox aanmelden op het Peppol-netwerk, zonder apart Peppol-abonnement.
Je maakt je factuur zoals je gewend bent. DigiBoox zet die om naar het juiste gestructureerde formaat en verstuurt de factuur via Peppol naar je zakelijke klant.
Ontvang je zelf e-facturen via Peppol? Dan komen die ook binnen in DigiBoox. Je kunt ze daarna digitaal verwerken in je administratie.
Zo werk je met facturen die klaar zijn voor de B2B-verplichting, zonder aparte software of technische bestanden.
Factuur · Btw-aangifte · Betalingstermijn · Digitale administratie
Gestructureerde e-facturatie is verplicht sinds 1 januari 2026 voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Sinds die datum volstaat een gewone pdf per e-mail niet meer voor deze facturen. De factuur moet gestructureerd digitaal worden uitgewisseld via Peppol.
Ja, in principe wel als je een actief btw-nummer hebt.
Ook zelfstandigen met een btw-vrijstellingsregeling kunnen onder de verplichting vallen. Er bestaan beperkte uitzonderingen, dus controleer je situatie bij je boekhouder of via de officiële informatiepagina’s.
Check bijvoorbeeld of jouw bedrijf valt onder de verplichte B2B e-facturatie op deze website van de Belgische overheid: Valt mijn bedrijf onder de verplichte B2B e-facturatie? - e-factuur.
Een pdf is vooral bedoeld om door mensen gelezen te worden. Een echte e-factuur heeft een gestructureerd digitaal formaat. Daardoor kan boekhoudsoftware de factuur automatisch herkennen en verwerken. Voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen is sinds 1 januari 2026 zo'n gestructureerde e-factuur nodig.
