Soms moet een factuur achteraf aangepast worden, of komt deze te vervallen. Dit gebeurt dan middels een creditnota.
Bij het crediteren van facturen moet je rekening houden met een aantal zaken.
Wanneer maak je een creditnota, moet het gedeeltelijk gecrediteerd worden of volledig, hoe maak je een creditnota en waar moet je allemaal aan denken? Het antwoord op deze vragen, lees je in dit artikel.
Een creditnota is een officieel document waarmee je een factuur geheel of gedeeltelijk corrigeert. Dat kan nodig zijn bij een fout op de factuur:
In België heeft een creditnota dezelfde waarde als een factuur: ze moet dezelfde gegevens bevatten, krijgt een eigen nummering en vermeldt de bedragen in negatief.
Met creditnota’s hou je je administratie correct en je btw-aangifte in orde.
In de Belgische boekhouding mag een factuur nooit zomaar verwijderd worden. Zodra een factuur is uitgereikt, maakt die deel uit van je officiële boekhouding. De nummering van facturen moet volledig en opeenvolgend blijven, en daarom is het wissen of overslaan van een factuur verboden.
Als er toch iets misloopt – bijvoorbeeld een fout bedrag, verkeerde klantgegevens, een annulatie of een retour – dan moet je dit altijd corrigeren met een creditnota. Een creditnota is een officieel document dat de oorspronkelijke factuur (gedeeltelijk of volledig) ongedaan maakt. Je vermeldt dezelfde gegevens als op de factuur, maar de bedragen worden negatief weergegeven.
Op die manier blijft je administratie correct, klopt je btw-aangifte en voldoe je aan alle Belgische fiscale regels. Kortom: een factuur verwijder je niet, je crediteert ze.
Op een creditnota vermeld je altijd dezelfde btw als op de oorspronkelijke factuur. Het btw-tarief blijft dus identiek, maar de bedragen worden negatief genoteerd. Zo wordt de oorspronkelijke factuur volledig of gedeeltelijk gecorrigeerd en komt de aanpassing automatisch terecht in je btw-aangifte.
Een creditnota moet voldoen aan dezelfde eisen als een gewone factuur:
Wanneer je gebruik maakt van DigiBoox, wordt dit automatische allemaal correct voor je verwerkt door het pakket.
In DigiBoox maak je met een druk op de knop een creditnota aan vanuit de bestaande factuur.
Door de volgende stappen te volgen, kan je een creditnota maken:
DigiBoox maakt automatisch een nieuwe creditnota voor je aan, mét de juiste boekingen op de achtergrond.
Wil je enkel een gedeeltelijke creditnota maken? Pas dan eenvoudig het bedrag aan naar het deel dat je wil crediteren.
Maak je de creditnota handmatig op? Gebruik dan dezelfde lay-out als voor je gewone facturen. Zet bovenaan duidelijk dat het om een creditnota gaat, maak de bedragen negatief en vermeld altijd het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur die je corrigeert.
Controleer ook dat er onderaan geen betaalinstructies meer staan, maar dat er vermeld wordt dat het bedrag teruggestort zal worden of dat het verrekend mag worden met een bepaalde factuur.
Zodra een factuur naar een klant is verstuurd, moet je er altijd voor zorgen dat jullie allebei exact dezelfde versie van die factuur met dat specifieke factuurnummer hebben. Het is daarom niet toegestaan om een factuur die al verzonden is, nadien nog aan te passen. Evenmin mag je een factuur die al verstuurd is, verwijderen uit de administratie.
Als je een factuur achteraf toch zou aanpassen, bestaan er twee verschillende versies van dezelfde factuur. Dat is niet toegelaten. Bij een controle door de fiscus kan nagegaan worden of de factuur die jij hebt uitgereikt ook effectief overeenkomt met de factuur die bij je klant in de boekhouding staat.
Daarom is het verplicht om wijzigingen aan een verzonden factuur kenbaar te maken via een creditnota.
Als een klant zijn factuur niet betaalt maar de factuur zelf correct is, maak je geen creditnota op. In plaats daarvan boek je de factuur als een oninbare vordering en dien je een verzoek in bij de FOD Financiën om de btw terug te vorderen.
Ja, je kan de eerder doorgestorte btw terugvragen, maar alleen onder strikte voorwaarden. De fiscus eist dat het zeker en vaststaat dat de factuur niet meer geïnd kan worden. Dat is duidelijk het geval bij een faillissement of wanneer de klant beschermd wordt door de Wet Continuïteit Ondernemingen (WCO).
In andere situaties moet je kunnen aantonen dat je alle redelijke stappen hebt gezet om de schuld toch nog te innen. Een simpele boekhoudkundige overboeking naar de rubriek dubieuze vorderingen is dus niet voldoende om de btw terug te krijgen.
De bewaartermijn van een creditnota is hetzelfde als die van een normale factuur. Volgens de FOD Financiën moet de creditnota netjes worden bijgehouden in de nummering en beschikbaar blijven in de administratie.
