Een opdrachtbevestiging is een schriftelijke bevestiging van de afspraken tussen jou en je klant. Je legt daarin vast wat je gaat doen, wat het kost, wanneer je start en welke voorwaarden gelden. In de praktijk kan een goedgekeurde offerte ook als opdrachtbevestiging dienen.
Uitgebreide toelichting
Een opdrachtbevestiging is een schriftelijke bevestiging van de afspraken tussen jou en je klant.
Je legt vast wat je gaat doen, wat het kost, wanneer je start en welke voorwaarden gelden. Denk ook aan afspraken over betaling, planning, oplevering, wijzigingen en annulering.
Een opdrachtbevestiging is meestal niet verplicht. Toch is het verstandig om afspraken schriftelijk vast te leggen. Zo weten jij en je klant precies waar jullie aan toe zijn.
Als zelfstandige wil je duidelijkheid voordat je aan een opdracht begint.
Met een opdrachtbevestiging, of een goedgekeurde offerte, leg je de belangrijkste afspraken vast:
| Afspraak | Voorbeeld |
|---|---|
| Werkzaamheden | Wat je precies levert of uitvoert |
| Prijs | Een uurtariefUurtariefEen uurtarief is het bedrag dat je per gewerkt uur aanrekent aan je klant. Je berekent het op basis van je gewenste inkomen, beroepskosten, sociale bijdragen, belastingen en het aantal factureerbare uren.Bekijk begrip , totaalprijs of prijs per onderdeel |
| Planning | Startdatum, opleverdatum of fases |
| Betaling | Voorschot, betalingstermijnBetalingstermijnEen betalingstermijn is de periode waarbinnen je klant een factuur moet betalen. Je vermeldt de betalingstermijn op je factuur; veelgebruikte termijnen zijn 14 of 30 dagen. Voor B2B-transacties geldt zonder afspraak een standaardtermijn van 30 kalenderdagen, met een maximum van 60 kalenderdagen. Betaalt een zakelijke klant te laat, dan kun je verwijlinteresten en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten aanrekenen.Bekijk begrip of tussentijdse facturen |
| Voorwaarden | Algemene voorwaarden, annulering of wijzigingen |
Een opdrachtbevestiging helpt vooral bij grotere opdrachten. Je blokkeert tijd, maakt misschien al kosten of start met voorbereidingen. Dan is het prettig als duidelijk is wat jullie hebben afgesproken.
In de praktijk kan een goedgekeurde offerte ook als opdrachtbevestiging dienen. De offerte is dan je voorstel. Geeft je klant akkoord? Dan bevestigt die daarmee de opdracht.
In DigiBoox leg je afspraken met je klant vast via een offerte. Je maakt de offerte aan, voegt je werkzaamheden, tarieven en voorwaarden toe en verstuurt die per mail naar je klant. Je klant kan de offerte online goedkeuren.
Zodra je klant akkoord geeft, ontvang je een bevestiging in je mailbox. Ook in DigiBoox zie je wanneer de offerte is geaccordeerd. Wil je dat de offerte meteen als opdrachtbevestiging dient? Zet dan duidelijk in de offerte dat akkoord op de offerte ook akkoord op de opdracht betekent.
Is de opdracht klaar, of wil je een voorschot of fase factureren? Dan zet je de offerte om naar een verkoopfactuur. De klantgegevens, omschrijving en bedragen worden automatisch overgenomen.
Een opdrachtbevestiging is een schriftelijke bevestiging van de afspraken tussen jou en je klant. Je legt vast wat je gaat doen, wat het kost, wanneer je start en welke voorwaarden gelden.
Een offerte is je voorstel aan de klant. Een opdrachtbevestiging legt vast dat de opdracht is overeengekomen en welke afspraken gelden. In de praktijk kunnen die twee samenkomen. Als je klant je offerte goedkeurt, kan de goedgekeurde offerte ook dienen als schriftelijke bevestiging van de opdracht.
Nee, dat is ze niet. Maar schriftelijke afspraken zijn wel verstandig. Ze helpen om misverstanden te voorkomen en geven houvast als er later discussie ontstaat over de opdracht.
Voor een gewone opdracht is een digitale of fysieke handtekening meestal niet verplicht. Ook een duidelijk akkoord per e-mail of via een online goedkeuring kan aantonen dat je klant heeft ingestemd. Belangrijk is dat je kunt bewijzen waar de klant precies mee akkoord ging.
