Als zelfstandige zijn er een aantal data die je met rood in je agenda zet. Denk aan je btw-aangifte, je belastingaangifte en de jaarafsluiting. Maar er is nog een verplichting die vaak pas op het laatste moment opduikt: de klantenlisting. In artikel lees je wat de klantenlisting is, wie deze moet indienen en hoe je dit zonder stress aanpakt.
Geen tijd om het hele artikel te lezen? Dit is de kern!
De klantenlisting, ook wel btw-listing genoemd, is een jaarlijks overzicht dat je als btw-plichtige zelfstandige indient bij de FOD Financiën.
In dat overzicht neem je alle Belgische bedrijven op aan wie je het afgelopen jaar voor minstens €250 (excl. btw) hebt gefactureerd.
Per klant vermeld je:
Alle facturen van één klant bundel je tot één regel. Zo krijgt de fiscus een duidelijk jaaroverzicht per klant.
Niet elke klant hoeft op de lijst.
Je hoeft deze klanten niet op te nemen in de klantenlisting:
In België geldt deze verplichting voor bijna alle btw-plichtige ondernemers.
Dat geldt:
Ook als je onder de vrijstellingsregeling valt (omzet ≤ €25.000), moet je de listing indienen.
Heb je geen Belgische klanten aan wie je meer dan €250 (excl. btw) hebt gefactureerd? Dan heb je geen klanten om op te nemen in je klantenlisting.
Toch moet je ze indienen. Dat heet een nihil-listing.
Ook een lege klantenlisting moet je dus doorsturen, volgens de regels van FOD Financiën.
De deadline voor de klantenlisting is elk jaar 31 maart, zoals bepaald door FOD Financiën.
Voor de omzet van 2025 betekent dit dat je voor 31 maart 2026 moet indienen.
Tip: Werk je met DigiBoox? Dan herinneren we je elk jaar op tijd, zodat je deze deadline niet mist.
Heb je je zaak stopgezet? Dan geldt een andere termijn: uiterlijk 3 maanden na stopzetting in de KBO.
De fiscus gebruikt de klantenlisting om btw-stromen tussen ondernemingen te controleren.
Wat jij factureert, moet ook terug te vinden zijn in de administratie van je klant. Zo kan de overheid verschillen opsporen en fraude voorkomen.
Zie het als een jaarlijkse kruiscontrole tussen bedrijven.
Je dient de listing digitaal in via het Intervat-platform van de FOD Financiën. Eenmaal ingelogd heb je via het dashboard drie opties om de klantenlisting in te dienen:
Wanneer je inlogt in Intervat heb je drie opties om je klantenlisting in te dienen.
1. Via XML-bestand uit je boekhoudsoftware
Exporteer de listing (XML-bestand) en upload ze in Intervat. Controleer en verstuur.
Tip: Werk je met DigiBoox? Dan staat je klantenlisting voor je klaar in het programma. Je downloadt het bestand en dient de klantenlisting daarna in bij Intervat via de XML-upload. Dat scheelt handmatig werk en vermindert de kans op fouten bij het overtypen van gegevens.
2. Handmatig via het scherm
Geschikt als je weinig klanten hebt. Je vult alles zelf in bij Intervat.
3. Via Excel-template
Download het sjabloon, vul het in en upload het bestand.
In de meeste gevallen ben je verplicht om digitaal in te dienen. Papier kan enkel in uitzonderlijke situaties.
Na indiening:
De klantenlisting zelf is niet ingewikkeld. Maar ze vraagt wel één ding: overzicht.
Je moet weten:
Zit je administratie verspreid over verschillende tools en bestanden? Dan wordt het al snel onoverzichtelijk.
Met een administratie die alles netjes bijhoudt, wordt je klantenlisting meestal een formaliteit.
En dat is precies wat je wil: minder tijd kwijt aan administratie, meer tijd voor je werk.
De regels rond de klantenlisting kunnen wijzigen. Controleer daarom altijd de meest recente informatie via de FOD Financiën:
